10 sources de distractions chronophages à éviter pendant le travail

Les distractions et les éléments perturbateurs durant le travail sont de véritables obstacles à la performance et à l’optimisation de notre temps.

Vous avez peut-être déjà connu une histoire similaire : « Un lundi matin au boulot, on vous accoste et vous pose la question : « Alors, qu’avez-vous fait ce week-end? » puis commence une conversation devant la cafetière ou le distributeur d’eau fraîche. Cela peut être considérer comme une pause bienvenue au milieu de votre charge de travail intense lors d’une journée bien remplie, mais le temps passe vite et voilà que quinze minutes plus tard, vous réalisez que vous êtes en retard pour une réunion. Et le stress revient au galop.

Parfois, on a l’impression que nos lieux de travail ont été conçus pour nous détourner de nos objectifs. Peu importe les conditions de travail, vous pourriez être poussé à vérifier vos e-mails régulièrement, lire les commentaires Twitter ou Facebook de vos clients, ou surfer sur Internet pour vos emplettes personnelles et réserver des vols de vacances à bas prix.

De telles distractions sont à la fois stressantes et coûteuses. Certaines études affirment qu’il nous faut en moyenne une vingtaine de minutes pour arriver à nous concentrer complètement sur une tâche après avoir été distraits.

Quel remède pour redevenir maître de son temps face aux distractions ?

Ahh… le temps! … toujours le temps! ….

Si comme moi vous avez parfois du mal à vous concentrer et que vous perdez le fil dans votre travail, vos discussions ou vos projets, alors vous êtes certainement victime d’éléments perturbateurs qui vous mènent la vie dure, que ce soit avec ou sans votre consentement.

Pour y remédier, il vous faudra donc identifier ces fauteurs de troubles pour éliminer la cause de votre dispersion ou à minima en réduire les effets.
Vous pourrez ainsi rester concentré et augmenter votre productivité.

Dans cet article, nous allons énumérer les dix distractions les plus courantes auxquelles nous sommes confrontés au travail et examiner les stratégies pour les gérer, ou même les éliminer complètement.

1. Nos tablettes et smartphones

Nos smartphones – et désormais nos Montres intelligentes (ou smartwatch) – ont rendu confuse la frontière entre communication personnelle et professionnelle. Nous pouvons désormais recevoir des e-mails de travail et des appels téléphoniques sur le même appareil qui nous renvoie des commentaires privés sur Facebook, des photos Instagram et toute une série d’autres informations personnelles.

Compte tenu de la nature addictive de ce type de technologie, les tentatives visant à contrôler leur utilisation au travail sont rarement efficaces, car il est difficile d’imposer des règles sur ce que les gens peuvent regarder sur leurs propres appareils.

Il est généralement plus utile que les personnes comprennent et gèrent ce problème d’elles-mêmes, en s’imposant d’elles-même de ranger les téléphones pendant une certaine période de la journée pour se concentrer sur un travail particulier. Plus facile à dire qu’à faire, car il subsiste toujours une petite voix qui nous pousse à garder le téléphone allumé au cas où nous recevrions le coup-de fil important et urgent concernant nos enfants et autres… même si ce type de coup de fil ne survient (bien heureusement) que deux à trois fois par décennies.

2. Email

Beaucoup de courriels dans nos boîtes de réception ne sont pas particulièrement importants. Cependant, nous ressentons souvent le besoin de les regarder dès leur arrivée. Donc, voici ci-dessous quelques moyens de gérer ces messages afin qu’ils ne vous éloignent pas des tâches importantes :

  • Horaires de lecture et Notifications d’e-mail : Désactivez l’alerte qui apparaît sur l’écran de votre ordinateur lorsque vous recevez un e-mail et vérifiez et répondez aux messages à des heures précises de la journée. Donnez-vous par exemple un maximum de trente minutes par session de lecture de courriel et attribuez-vous des horaires précis à cela selon vos besoins. Prenez en compte les attentes de vos amis, famille, collaborateurs et clients pour déterminer les moments où vous répondrez aux e-mail.
  • Identifiez et choisissez de préférences des périodes de « faible productivité » : On a tous des moments où nous sommes plus et moins productifs. Planifiez donc vos sessions de lecture et rédaction d’e-mail lors de vos heures les moins productives. Et consacrez vos heures de pointe à vos tâches de grande valeur.
  • Considérez les courriels comme des tâches : Si vous avez besoin de plus de quelques minutes pour lire ou répondre à un courriel, ajoutez-le à votre planning ou Liste des choses à faire et considérez cela comme un travail à part entière.
  • Utilisez la corbeille et les filtres : Ne gardez pas vos e-mails indéfiniment : supprimez-en et utilisez dossiers et des filtres. Si vous ne le faites, vous risquez de passer à côté des e-mails les plus importants qui seront alors noyés dans une foule d’e-mail moins importants ou déjà lus. Une fois que vous leur avez répondu, mettez ceux dont vous n’avez pas besoin dans la corbeille et archivez ou enregistrez ceux que vous voulez conserver. Vous pouvez aussi utiliser les systèmes de filtration et de classements automatiques par dossiers que proposent certains gestionnaires de courriel et qui sont bien utiles pour y voir plus clair lorsque l’on reçoit énormément d’e-mails.

3. Médias sociaux

Les médias sociaux, qui nous offrent de nouvelles façons de communiquer avec un nombre sans précédent de personnes « amies »,  peuvent aussi devenir des tueurs de productivité en détournant notre attention des tâches à effectuer ou en brisant notre concentration.

Il n’y a malheureusement pas de recette miracle à ce problème, si ce n’est une prise de conscience personnelle de tout un chacun et une responsabilisation individuelle face à ce phénomène. Essayez par exemple de suivre votre propre activité sur les réseaux sociaux au cours d’une semaine et notez le temps que vous passez sur ces sites pendant les heures de travail. Ensuite, comme pour les e-mail, planifiez des moments précis de vos journées pour poster des mises à jour ou répondre à des messages.

4. Messagerie instantanée (SMS)

Un autre fléau, plus discret que la conversation téléphonique il est donc souvent privilégié au travail et devient source régulière de distraction.
Prenez donc l’habitude d’utiliser la messagerie instantanée uniquement pour de petites messages ponctuels et rapides et non pas pour des conversations. Résistez à la tentation de répondre instantanément et envisagez de définir des heures précises au cours de la journée pour cela.

5. Navigation

Lire les derniers titres, vérifier les résultats sportifs et acheter de nouveaux objets en ligne peut facilement voler trente minutes de notre temps. Sans compter qu’il constitue bien souvent une infraction aux règles du travail.

Désactiver l’accès à Internet n’est généralement pas une option envisageable, car notre travail utilise de plus en plus de logiciels qui nécessitent une connexion Internet pour fonctionner pleinement. On en revient de nouveau à la prise de conscience et la responsabilisation de tout un chacun.

6. Appels téléphoniques

La sonnerie d’un téléphone provoque souvent un besoin intense de répondre, même si nous sommes profondément concentrés et que cela constitue une grosse source de déconcentration.
Si vous ne souhaitez pas éteindre votre téléphone personnel en raison d’urgences familiales, pré-programmez des réponses rapides automatiques, telles que «Actuellement en réunion. Veuillez réitérer votre appel ultérieurement». Vous pouvez également expliquer à vos amis et à votre famille que vous ne serez disponible que pour les appels entre midi et deux ou le soir.

7. L’environnement de travail

Lorsque cela vous est possible, plutôt que d’essayer d’ignorer des distractions telles que de fortes odeurs de cuisine ou des collègues de travail bruyants, éloignez-vous du problème. Installez-vous dans une salle de réunion vide, par exemple, pour retrouver votre concentration. Sinon, mettez un casque réducteur de bruit pour éliminer tout ce qui attirerait votre attention.

8. Confusion

Tachez d’avoir toujours une liste raisonnable de tâches à accomplir. Avoir un programme trop long peut conduire à la procrastination, alors que vous vous demandez quelle tâche à aborder d’abord et ensuite. Engagez vous dans ce cas à accomplir les deux tâches les plus importantes de votre liste aujourd’hui et mettez le reste en attente jusqu’au lendemain.

9. Le personnel externe

Il arrive parfois dans nos tâches que nous soyons distraits par des livreurs, facteurs, clients, etc. … S’il s’agit d’un phénomène récurrent ou journalier, il sera bon de trouver un système pour atténuer cette nuisance.

10. Vous-même.

Un travail nécessite généralement beaucoup d’énergie mentale et physique. Et il en faudra aussi pour mettre en place les quelques astuces que nous avons citées ici. Il est donc essentiel que vous preniez soin de vous.

Beaucoup de gens ne dorment pas assez, notamment en raison des distractions de la technologie à la maison (Télévision, jeux vidéos, etc. …). Il faut traiter ce problème et se préoccuper du temps et de son hygiène de sommeil.

Aussi, durant la journée, une mauvaise alimentation ou la déshydratation peut vous fatiguer et avoir un impact sur votre faculté de pensée. Alors, tachez de boire beaucoup d’eau. Prenez de l’air frais de temps à autre et faites une marche rapide pendant la journée – ces deux principes vous donneront de l’énergie. Essayez d’éviter les dîners lourds et les collations trop sucrées, car ils peuvent entraîner une fatigue et une baisse de concentration plus tard dans la journée.

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