Ma méthode pour prioriser les tâches.

Quel intérêt de prioriser les tâches?

Laisser s’accumuler trop de tâches conduit souvent à se retrouver à terme avec un esprit embrouillé. Et ça finit en cercle vicieux, car cette confusion nous mène à confondre les tâches prioritaires utiles avec les tâches subsidiaires inefficaces. Le fait de ne pas prendre le temps à la hiérarchisation des tâches nous maintien bien souvent dans un flou décisionnel qui conduit à mal fonctionner et faire des choix inappropriées et peu profitables.

Il faut donc y songer et adopter une méthodologie de gestion des priorités. Il existe plusieurs méthodes tournant toutes autour de deux axes principaux qui sont : l’importance et l’urgence.

La méthodologie la plus connue étant l’application de la Matrice d’Eisenhower, qui couplée avec la matrice de criticité peut effectivement permettre une meilleure vision globales des tâches que nous avons à accomplir et leur niveau « réel » de priorité. Je mets en évidence ici le terme « réel », car le but est aussi de se prémunir des fausses urgences et fausses importances que l’on attribut souvent aux tâches lorsque justement on n’a jamais pris le temps de faire le point à ce sujet.

Toutefois, bien que ces matrices soient conceptuellement très intéressantes, il s’avère que les mettre en application c’est souvent moins évident. C’est pourquoi j’invite tout un chacun à prendre ces dernières plutôt comme une base et non une méthode. Puis, à développer sa propre méthodologie selon ses affinités en s’appuyant sur ces bases.

Comment hiérarchiser les tâches ?

Comme beaucoup d’entre vous, entre mes obligations de la vie privée, de mon travail et mes multiples activités sur internet et mes loisirs, je me retrouve souvent submergé. Je vais donc vous faire part ici de ma propre méthodologie que j’utilise pour hiérarchiser les tâches au mieux lorsque je me sens débordé.

Globalement la classification se déploie en 3 étapes :

  1. Tout d’abord, je liste les tâches en vrac sur un bloc-note papier ou sur le bloc-note de windows.
  2. Ensuite je les classe en 2 niveaux de priorité (ou importance). Et pour chaque niveau de priorité j’essaie de déterminer le niveau d’urgence.
  3. Enfin, pour chaque niveau de priorité, je range chronologiquement les actions qui peuvent être réalisées assez rapidement en premier et celle qui demandent un certain temps d’exécution ensuite.

Dans un premier temps je fais cela sans trop me poser de question, histoire d’aller vite, car je réorganiserai fatalement tout ceci par la suite.

Je me retrouve alors avec 4 catégories dont les tâches sont organisées de la moins chronophage à la plus chronophage :

  • Important & Urgent : —> rapide à faire —> demandant plus d’une heure —> demandant plusieurs heures
  • Important & mais pas Urgent : —> rapide à faire —> demandant plus d’une heure —> demandant plusieurs heures
  • Optionnel (ou facultatif) mais Urgent : —> rapide à faire —> demandant plus d’une heure —> demandant plusieurs heures
  • Optionnel (ou facultatif) et pas Urgent : —> rapide à faire —> demandant plus d’une heure —> demandant plusieurs heures

Alors, vous pourriez vous demander s’il n’y a pas une contradiction dans la formulation « optionnel mais urgent« . En fait l’idée c’est de lister ici les choses qui sont facultatives, mais qui devraient être réalisées rapidement si je décidais de les faire (parce qu’étant lié à une date butoir par exemple).

Ensuite, je filtre de nouveau en soulignant, ou sur-lignant en jaune, les actions qui occasionneront le plus de résultats concrets. Ou dit autrement, en usant de la loi de Pareto , je tâche de repérer les quelques éléments dont l’aboutissement me serait le plus profitable sur tous les plans.

80 % des effets sont le produit de 20 % des causes.

Loi de Vilfredo Pareto

Souvent, en procédant ainsi, je me rends compte que des actions classées au prime abord comme optionnelles deviennent alors prioritaires de par leurs effets avantageux
Et inversement, j’entrevois alors des actions jugées prioritaires au départ qui m’apparaissent comme étant à mettre de côté ou même à éliminer, car n’apportant rien de bien intéressant en définitive. Bien sûr, dans certains cas elles ne peuvent pas être éliminée tout de suite. Mais elles auront au moins été identifiées comme des tâches et corvées à supprimer de ma routine au plus vite.

Imaginez pour l’exemple, la mise en place d’un outil jugé optionnel au prime abord. Mais si je réalise que cet outil permettrait ensuite d’effectuer plus rapidement les taches obligatoires, alors il me sera préférable de reconsidérer l’ordre de priorité et de me consacrer d’abord à la mise en place de cet outil.

Une fois ce classement établi, une ultime étape consiste à entourer tout ce qui est en têtes des catégories comme pouvant être fait rapidement et s’employer à les faire tout de suite et sans plus attendre. Tout en respectant l’ordre de priorité qui est normalement devenu plus clair.

En toute logique, il faudra à un moment, distinguer les tâches de la vie privée et loisirs des tâches professionnelles. Soit en appliquant la méthodologie séparément pour chaque domaine d’emblée, soit en effectuant ce tri à la fin. Pour ma part je suis plutôt adepte de faire le tri à la fin, de manière à garder tout au long du procédé une vision globale sur toutes les tâches à accomplir, vie privée et professionnelle confondue.

Aussi, nul besoin de faire un truc bien propre et bien carré… Il n’est pas nécessaire d’être psycho-rigide. Pour ma part, vu que je n’aime pas trop me prendre la tête pour autant, j’abrège la rédaction de ces listes en mettant des abréviations (type écriture sms) ou mots clés significatifs pour chaque action, histoire d’aller plus vite. L’essentiel étant de s’y retrouver et d’y voir clair rapidement. Donc, tant qu’on se comprend soi-même c’est l’essentiel.

Enfin, il ne faudra pas se contenter de faire cet exercice une seule fois l’an, mais plutôt le répéter régulièrement et au moins une fois par mois je dirais. Voir même chaque semaine pour les plus actifs.

 

En bref :

Pour conclure, si vous vous sentez parfois submergé par la liste interminable des choses que vous avez à faire, commencez peut-être à réfléchir à mettre en place une liste de priorité en construisant votre propre méthode. Et comme il n’est pas forcément utile de réinventer la roue, basez vous sur des principes solides déjà existant et ayant fait leurs preuves tel la combinaison de la Matrice d’Eisenhower, la matrice de criticité et le principe de Pareto.

N’oubliez pas que se sentir submergé est aussi une des principales causes de la procrastination. Alors qu’avec un peu de réflexion et d’organisation, cela peut parfois être surmonté assez aisément. Et n’oubliez pas non plus que « Pour pouvoir faire une chose, il faut savoir en reporter une autre ».

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