Gagnez du temps en automatisant vos taches : quelques exemples logiciels.

Nous vivons depuis un moment déjà à l’heure de l’automatisation, il serait bête de ne pas en profiter. Notre politique ici sur ce blog c’est de se libérer un maximum de temps de travail pour en jouir à loisir et en temps passé avec les proches… ou encore à travailler à gagner encore plus de temps. Et l’automatisation est l’un des moyens qui nous permettra de gagner beaucoup de temps. Je ne vais pas parler ici d’automatisation de tâches physiques, bien qu’il soit tout à fait possible d’automatiser pas mal de nos actions quotidiennes dans la vie privée comme dans la vie professionnelle. Dans cet article je vais surtout parler de l’automatisation via des logiciels en exploitant les fonctions de ces derniers, ou en y ajoutant des plugins, ou encore en manipulant les scripts qu’ils proposent à cette fin. Et pour illustrer cela je vais donner quelques exemples pratiques que j’utilise moi-même dans ma vie professionnelle.

Tout d’abord, nous sommes invités à développer le réflexe de chercher systématiquement de toutes possibilités d’automatiser nos tâches à chaque fois nous avons des actions répétitives à effectuer régulièrement. C’est vraiment ce qu’il faudra retenir de cet article : toujours explorer les possibilités d’automatisation. Car il m’est arrivé à plusieurs reprises de travailler avec un logiciel durant des années, puis de découvrir ensuite des possibilités insoupçonnées d’automatiser des tâches au sein de ce logiciel et me rendre compte que si j’avais exploré ces options dès le départ, j’aurai gagné des heures et des heures de travail par semaine.

Parmi les tâches à automatiser qui prennent souvent du temps professionnellement, il y a la gestion d’émail et de courrier. J’utilise Gmail depuis de nombreuses années. Et comme beaucoup de logiciel de courriel, il permet d’automatiser l’apposition d’une signature en fin de messages par exemple. Vous pouvez aussi utiliser des Templates (ou gabarits) de courriels types pour lesquels vous n’aurez qu’à compléter quelques trous laissés et envoyer votre email en quelques secondes. Il existe d’ailleurs un plugin nommé « Gorgias Templates » assez bien foutu qui permet de paramétrer des courriers types et de les appeler d’un simple raccourci clavier. C’est idéal pour automatiser les tournures répétitives que l’on emploie souvent.

Voir le vidéo-tutoriel sur Gorgias Templates en cliquant ici

Logo GMAIL

Pour la gestion de courriel sur des gros projets il est bon d’utiliser ce que l’on appelle un « Auto-répondeur«  qui est un logiciel qui permet de gérer toute une campagne de courriel avec des réponses automatiques que l’on configure à l’avance. Cet outil plutôt destiné aux gestions de projets commerciaux peut aussi s’avérer très intéressant pour tout projet d’autre type, tel la gestion d’appel d’offres pour ne cité que cet exemple. Généralement cela passe par des solutions payantes, bien qu’il existe des solutions gratuites jusqu’à un certain seuil.

Comme exemple d’autre tâche que j’ai été amené à réaliser plusieurs fois et qui était jadis chronophage, c’est le renommage de fichiers en masse. Que ce soit des images ou bien des fichiers PDF qui ont été mal nommés, ou encore dont la séquence a été transformée et pour lequel il faut renommer une dizaine, voir une centaine, de ces incréments. Pour faire cela il y a certes les commandes « MSDOS » de Windows, mais qui ne sont pas très ergonomiques, mais il y a aussi un outil génial et gratuit de surcroît qui s’appelle « Antrenamer » et que j’utilise depuis des années. Cet outil est très puissant, car il permet de de nommer plusieurs fichiers en les incrémentant, mais aussi de renommer une portion du nom du fichier de manière répétitive… etc. Il y a plusieurs dizaines d’options de renommage de fichier, ce qui en fait un incontournable pour ma part.

Du côté des PDF maintenant, il y a un outil intéressant dont je souhaiterais vous parler et qui permet de décomposer un fichier PDF de plusieurs pages ou à l’inverse d’unir plusieurs PDF en un seul PDF. Cet outil est gratuit et très simple d’usage. Il s’appelle « PDFTKbuilder« . Vous pouvez d’ailleurs aussi unir plusieurs images JPEG en un fichier PDF de plusieurs pages. À essayer! Cela évite de passer par des logiciels professionnels certes plus performants, mais qui en plus d’être compliqués sont payants. Avec « PDFTKbuilder » vous réaliserez cette simple tâche en quelques clics.

Notez que la plupart des logiciels que vous utilisez probablement tous les jours proposent comme option de pouvoir réaliser des macros qui permettent un seul clic d’effectuer plusieurs actions répétitives du logiciel. Maîtriser ce type de fonction devra être envisagé dès la prise en main du logiciel.

Pour les logiciels de traitements de texte et tableurs, Word et Excel, cela se passe en programmation VBA. Toutefois, même sans connaitre le langage VBA il est possible de mettre en place des macro simples par des manipulations via la souris sans rentrer aucune ligne de code. Vous pouvez ainsi automatiser des tâches et personnaliser vos logiciels. Il y a l’équivalent sur les logiciels concurrents gratuit, tels la suite « LibreOffice« .

Moi qui utilise fréquemment le logiciel de dessin Autocad, j’ai parfois recours à la programmation VBA qui permet d’automatiser des taches et les rendre accessible d’un simple clic sur un bouton. Mais sur Autocad c’est la programmation en Autolisp que j’utilise le plus et qui permet d’automatiser des calculs et des tâches de dessin que l’on peut ensuite lancer par une commande clavier. Ce principe m’a fait gagner des heures et des heures de travail. Certes la programmation des tâches en Autolisp demande d’investir un peu de temps au départ, mais ça permet de gagner tellement de temps par la suite que le temps investit devient très vite dérisoire vis-à-vis du temps gagné. De plus, le langage Autolisp est assez simple à maîtriser ; c’est même le langage de programmation le plus simple que j’ai étudié à ce jour.

Les vidéos sur la programmation Autolisp sont rare en Français, voici un lien vers une formation de base en Anglais : Voir les vidéos

Et voici un lien vers un didacticiel PDF en Français : Accéder à la page de téléchargement du PDF

AutocadLogo

Pour ceux qui utilisent Photoshop, c’est du côté des « Actions Scripts » que ça se passe. Cette fonction permet d’enregistrer un historique des tâches accomplies avec le logiciel sur une photo ou dessin, afin de réitérer ces même taches sur un autre fichier ultérieurement d’un simple clic sur l’action enregistrée auparavant. C’est un outil très puissant et un incontournable du logiciel. Je suis toujours surpris lorsque je reçois des stagiaires en formation à mon boulot qui utilisent ce logiciel depuis des années sans utiliser les « Action Script« , souvent par méconnaissance de ces derniers. C’est une perte en efficacité indéniable pour eux d’autant plus que le concept est très facile à maîtriser. C’est pourquoi je vérifie systématiquement que les stagiaires savent utiliser les « Actions Script » et je les forme à le faire dans le cas contraire. De plus, il y a des centaines de scripts gratuits et sympa qui sont disponibles sur le web. Et certains scripts payants permettent d’accomplir des tâches super intéressantes et d’optimiser les retouches et manipulations d’image en un temps record.

PhotoshopLogo

Petit hors sujet : si vous voulez retoucher des photos avec un logiciel en ligne gratuit et presque autant performant que Photoshop essayez le logiciel en ligne PIXLR . Vous ne regretterez pas le détour. Des versions PC et Smartphones existent aussi ici.

Voir directement ici pour les smartphones .

PIXLRLogo

Je terminerai en disant qu’il est intéressant de se former à la maîtrise des systèmes de base de donnée. Cela permet aussi de se créer des outils et formulaires qui permettent d’automatiser pas mal de tâches. Soit par l’association des logiciels Excel et Accès (ou leurs équivalents gratuits), soit par la création de page web en PHP couplée avec une base de données SQL. Certes pour atteindre un haut niveau de développement il faut des années d’entrainement, mais pour connaitre les bases simples qui permettent déjà d’être opérationnel, il faut au plus une semaine ou deux en y consacrant une heure d’étude par jour. Je ne peux que conseiller les tuto délivrés par le Openclassrooms (anciennement le site du zéro, un site de tutos pur les Nuls)  dont la pédagogie est une des meilleures sur le web à ma connaissance.

La liste d’exemples que j’ai donné dans cet article et loin d’être exhaustive. J’étudie pour ma part assez régulièrement les possibilités d’automatiser des tâches via les logiciels que j’utilise. Parfois même, en couplant plusieurs logiciels. Mais vous l’aurez compris le but de cet article n’était pas d’expliquer « comment automatiser » mais vous faire prendre conscience qu’énormément de tâches peuvent être automatisées via nos logiciels habituels et vous sensibiliser aux gains pouvant être réalisés en terme de temps mais aussi en terme de qualité d’exécution… Car l’ordinateur va non seulement plus vite, mais se trompe surtout moins que nous.

J’envisage prochainement de lancer l’activité de la chaîne Youtube et je tacherai de revenir sur les exemples donnés ici avec des petits tutoriels d’initiation.

J’espère que cet article vous aura été utile. n’hésitez pas à commenter plus bas ou bien poser vos questions auxquelles je répondrais dès que possible… et promis! Ce sera sans automatiser mes réponses…  😉

 

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